1 INTRODUCCIÓN
Bienvenido al canal de denuncias de Surexport. Recomendamos al usuario del canal que lea cuidadosamente este documento.
A continuación, se exponen los términos y condiciones de uso, así como las normas de funcionamiento del canal que gestiona las denuncias de Surexport.
La aceptación del presente documento conlleva que el usuario:
- Ha leído, entiende y comprende lo aquí expuesto.
- Asume todas las obligaciones aquí expuestas Las presentes Condiciones de uso y normas de funcionamiento tendrán un período de validez indefinido, de tal forma que Surexport se reserva el derecho a modificarlas y/o actualizarlas en cualquier momento sin necesidad de tener que informar con carácter previo al Usuario, por lo que se recomienda revisarlas frecuentemente.
Uso del masculino en referencia a personas de ambos sexos:
En cuanto al uso del masculino en referencia a personas de ambos sexos, nos gustaría puntualizar que la utilización del masculino plural cuando nos referimos a mujeres y hombres como colectivo, no tiene intención discriminatoria alguna, sino la aplicación de la ley lingüística de la economía expresiva, para facilitar la lectura con el menor esfuerzo posible, refiriéndonos explícitamente a usuarias y usuarios cuando la comparación entre sexos sea relevante en el contexto.
2 CANAL DE DENUNCIAS Y SU RELEVANCIA PARA SUREXPORT
La posición de liderazgo y la reputación de Surexport es el resultado de muchos años de esfuerzo y trabajo, donde el comportamiento inadecuado de un solo empleado, proveedor, subcontratista, etc. puede potencialmente dañar nuestra imagen y solidez como empresa líder en la producción de berries con dimensión internacional.
Por ello, Surexport cuenta con un servicio de Compliance desde el año 2018 y refuerza con más herramientas su anterior canal de denuncias con el objeto de llegar más allá de una forma proactiva en la prevención de la comisión de comportamientos reprochables ética y legalmente.
Para ello, se requiere que todos los empleados, proveedores, clientes, terceros y cualquier parte interesada que lleve a cabo actividad relacionada con Surexport colabore en la canalización de la información de cualquier situación detectada, irregularidad o comportamiento ilegal, de acuerdo con la legislación y regulación vigentes, el Código Ético y las políticas internas vigentes, en cada momento. Es de importancia máxima que esa cooperación en la prevención y detección exista para evitar poner en riesgo la actividad de Surexport.
Debe asimismo mencionarse que la anterior reforma del Código Penal ya preveía que las personas jurídicas pudieran llegar a ser penalmente responsables, en determinados supuestos, por la comisión de delitos por parte de sus empleados o de entidades relacionadas o vinculadas a su actividad.
Para evitar esta responsabilidad penal, las entidades deben ejercer un debido control sobre sus empleados y personas sometidas a su autoridad a los efectos de minimizar la posibilidad de comisión de ilícitos dentro de las organizaciones. Asimismo, la Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo, modifica el Código Penal e introduce una nueva eximente a la responsabilidad penal de las personas jurídicas, siempre y cuando previamente se haya desarrollado un programa de prevención de riesgos penales con determinados presupuestos.
Uno de dichos presupuestos es precisamente el desarrollo de un modelo de organización y gestión que incluya la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención.
En línea con lo anterior, la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado, refuerza la importancia de los canales de denuncia como uno de los elementos clave de los modelos de prevención de riesgos penales de las organizaciones.
Por este motivo, Surexport ha implementado y puesto en marcha el presente Canal de Denuncia online que tiene por objeto constituir un mecanismo eficaz, ágil y confidencial para fortalecer nuestro compromiso de comportamiento ético y responsable en las actividades y operaciones de esta entidad, a través de la colaboración de todos los empleados, colaboradores, clientes y terceros que actúen en nuestro nombre y/o por su cuenta o beneficio. Este canal tiene por objeto que cualquier persona relacionada con la actividad de Surexport pueda informar, comunicar o denunciar indicios, hechos, irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar la comisión de cualquier clase de ilícito legal, no sólo de delitos, sino también de incumplimientos de la normativa y leyes que le son de aplicación a la entidad o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos encaminados a garantizar el cumplimiento de dichas normativas, así como el ejercicio de los derechos de protección de datos y la comunicación de irregularidades o riesgos en esta materia, si bien, en éste último caso, también podrán ponerse en contacto con el Delegado de Protección de Datos de Surexport a través del e-mail surexport@surexport.es.
3 PREGUNTAS FRECUENTES
¿QUIÉNES DEBEN INFORMAR, COMUNICAR O DENUNCIAR TRAVÉS DEL CANAL DE DENUNCIAS?
El Canal de Denuncias de Surexport está a disposición de cualquier cliente, trabajador, administrador, proveedor, colaborador o, asesor externo y en general cualquier persona o empresa con implicación directa o indirecta con esta entidad que tenga conocimiento de indicios, hechos, irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar la comisión de delitos, incumplimientos de las normativas y leyes que le son de aplicación a la entidad o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos implementados para garantizar el cumplimiento de dichas normativas.
¿QUIÉNES PUEDEN SER DENUNCIADOS A TRAVÉS DEL CANAL DE DENUNCIAS?
Cualquier trabajador, administrador, proveedor, colaborador o asesor externo y en general cualquier persona o empresa con implicación directa o indirecta con esta entidad que actúen por cuenta y/o en beneficio de esta, que haya realizado o cometido hechos, irregularidades, asumido riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar la comisión de delitos, incumplimientos de las normativas y leyes que le son de aplicación a la entidad o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos implementados para garantizar el cumplimiento de dichas normativas.
4 ACCESO AL CANAL Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS COMUNICACIONES Y DENUNCIAS
Las denuncias se comunicarán a través de la página web corporativa de Surexport www.surexport.es, mediante el formulario de denuncia que estará a disposición. De esta manera, pinchando el correspondiente enlace, se redirigirá al usuario al canal online dispuesto para ello.
El acceso a los contenidos y la utilización del canal tiene carácter gratuito. Queda prohibido el acceso al canal por parte de menores de edad, salvo que cuenten con la autorización previa y expresa de sus padres, tutores o representantes legales, los cuales serán considerados como responsables de los actos que lleven a cabo los menores a su cargo, conforme a la normativa vigente. En todo caso, se presumirá que el acceso realizado por un menor al Canal se ha realizado con autorización previa y expresa de sus padres, tutores o representantes legales.
5 PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE
Surexport ha puesto en funcionamiento el canal de denuncias, atendiendo a las siguientes garantías fundamentales del proceso de comunicación y/o denuncia:
- Confidencialidad y protección de datos: el canal y su gestión se configuran bajo los principios de confidencialidad, protección de la información y cumplimiento de las más altas medidas de protección de datos personales, según la normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter personal.
- Prohibición de represalias: Los denunciantes que, de buena fe, comuniquen la presunta comisión de una conducta comprendida en el ámbito de aplicación del canal de denuncias estarán protegidos contra cualquier tipo de represalia, discriminación y penalización por motivo de las denuncias realizadas, si bien, la presente prohibición de represalias no impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la comunicación es falsa y que la persona que la ha realizado es consciente de su falsedad.
6 PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE LAS DENUNCIAS
RECEPCIÓN DE LAS DENUNCIAS
Las denuncias que se comuniquen a través del formulario online serán recibidas por el Compliance Officer, que es el órgano responsable de la gestión del canal de denuncias de Surexport.
La investigación preliminar de la denuncia será llevada a cabo por el Compliance Officer que valorará los indicios de la infracción denunciada y, en consecuencia, decidirán sobre la conveniencia de iniciar o no una investigación.
INVESTIGACIÓN DE LOS HECHOS DENUNCIADOS
Admitida a trámite la denuncia, el Compliance Officer iniciará las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad y realidad de los hechos denunciados.
PROPUESTA DE RESOLUCIÓN
Una vez concluida la investigación, y en función de los resultados obtenidos en informe motivado desde el punto de vista jurídico, el Compliance Officer formulará a la Dirección de la Empresa una propuesta motivada sobre si procede el archivo de la denuncia o, en su defecto, sobre la posible sanción a aplicar.
EJECUCION DE LA SANCIÓN
Corresponderá aplicar la sanción acordada en cada caso al Departamento de Recursos Humanos, para el caso de que el infractor fuere un empleado, o bien, en el resto de los casos, al Departamento con el que el denunciado mantenga la relación contractual. Asimismo, el Compliance Officer se reserva el derecho y el deber de ejercer las acciones penales oportunas, en caso de que de la investigación se derivase este tipo de responsabilidad.
7 OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DEL USUARIO
La correcta utilización del canal, así como del contenido de las propias comunicaciones o denuncias que, a través del mismo, se realicen, es responsabilidad exclusiva del USUARIO.
El usuario se compromete a utilizar el canal, exclusivamente, en los términos previstos en las presentes condiciones de uso y funcionamiento, y a no actuar ni permitir que terceras personas actúen en su nombre ni a utilizar el mismo con el fin de emitir deliberadamente denuncias falsas ni maliciosas contra personas o entidades afines a la actividad de Surexport. En tal caso, se podrá utilizar el poder disciplinario para sancionar tales comportamientos, en caso de tratarse de empleados, o de accionar cualquier otra vía de sanción o resarcimiento legalmente al alcance de Surexport, pudiendo incluso limitar el acceso al mismo.
El usuario se compromete a utilizar el canal de conformidad con la ley y con los términos de estas condiciones de uso y funcionamiento.
El usuario se obliga asimismo a abstenerse de utilizar el canal con fines o efectos ilícitos o contrarios a la buena fe y a lo establecido en las presentes condiciones de uso y funcionamiento.
Al utilizar el canal, el usuario manifiesta su conformidad con estas condiciones, comprometiéndose a no transmitir, difundir o poner a disposición de terceros a través de los servicios proporcionados por el canal cualquier clase de material que de cualquier forma contravenga la legislación vigente.
Asimismo, el usuario acepta, de forma expresa y sin reservas, que el acceso y la utilización del canal, se hace bajo su única y exclusiva responsabilidad, y se compromete a no usarlo con fines fraudulentos, así como a no llevar a cabo conducta alguna que pudiera dañar la imagen, los intereses y los derechos de Surexport o de terceros.
Asimismo, el usuario se compromete a no realizar acto alguno con objeto de dañar, inutilizar o sobrecargar el canal o que impidiera, de cualquier forma, la normal utilización y funcionamiento de este. Se informa al usuario de que, en el caso de que incumpla el contenido de las presentes condiciones o de cualesquiera otros términos o condiciones particulares recogidos en el aviso legal de la página web de la empresa, Surexport se reserva el derecho a limitar, suspender o terminar su acceso al canal, como se ha indicado anteriormente, adoptando cualquier medida técnica que sea necesaria con ese fin.
Asimismo, Surexport se reserva la posibilidad de ejercer tales medidas en el supuesto de que sospeche razonablemente que el usuario está vulnerando cualquiera de los términos y condiciones recogidos en los instrumentos antes citados.
El presente canal se rige por las leyes españolas y por la legislación nacional e internacional sobre propiedad intelectual e industrial. En ningún caso se entenderá que el acceso y navegación del usuario por el canal implique una renuncia, transmisión, licencia o cesión total ni parcial de dichos derechos por parte de Surexport. El Usuario dispone de un derecho de uso estrictamente privado, exclusivamente con la finalidad hacer uso del canal para poner en conocimiento de Surexport la existencia de cualquier posible indicio, sospecha o conocimiento de una conducta presuntamente ilícita o irregular, contraria al ordenamiento jurídico y/o a la normativa y protocolos internos de prevención penal de Surexport.
8 CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Surexport es respetuosa con la legislación vigente en materia confidencialidad y de tratamiento de datos de carácter personal y protección de la confidencialidad de la información/documentación que pudiera recibir, en el ámbito del presente canal, de forma que garantiza la privacidad de todos los datos personales de los usuarios y el resto de información confidencial aportada a través de este, adoptando para ello las medidas técnicas y organizativas necesarias, que la estado de la tecnología permita, para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado o robo de los datos personales facilitados, y habida cuenta de la naturaleza de los datos y los riesgos a los que están expuestos.
En este sentido, Surexport utiliza la solución SaaS de canal de denuncias de Tellfy, de la que es titular Tellfy Comunicaciones S.L, empresa especializada en ofrecer soluciones de Software de comunicación tales como canales de denuncia internos para empresas. Tellfy Comunicaciones S.L. actúa como encargado del tratamiento y garantiza la seguridad y confidencialidad para la finalidad del tratamiento contratado.
9 LEY Y JURISDICCIÓN APLICABLE
Las presentes condiciones se rigen por la ley española. Cualquier duda que pueda surgir en el cumplimiento e interpretación de estas, se someterá a los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Huelva, con renuncia de las partes a cualquier fuero que les pudiera corresponder.